Vierte Gewalt/Geschäftsordnung des Vorstandes

Geschäftsordnung des Vorstandes

Entwurf vom 3.August 2023

Der Vorstand des Vereins Vierte Gewalt hat am X.November 2023 folgende Geschäftsordnung erlassen, die am 1.Januar 2024 in Kraft tritt:

Artikel 1 Allgemeines

1. Diese Geschäftsordnung ergänzt die Statuten und ist für den Vorstand, die Arbeitsgruppen und Angestellte und Beauftragte des Vereins bindend.
2. Der Vorstand informiert die Mitglieder des Vereins regelmässig per E-Mail über wesentliche Geschäftsvorgänge und fördert insbesondere die Mitarbeit der Vereinsmitglieder in den Arbeitsgruppen.
3. Der Vorstand handelt nach Treu und Glauben. Kein Mitglied darf sich rechtsmissbräuchlich verhalten.

Artikel 2 Der Vorstand

1. Der Vorstand leitet die Geschäfte des Vereins. Soweit nicht gemäss dieser Geschäftsordnung oder einem Vorstandsbeschluss explizit der Gesamtvorstand oder bestimmte Personen zuständig sind, kann grundsätzlich jedes Vorstandsmitglied im Namen des Vereins alle Handlungen tätigen und Entscheidungen treffen. Diese Entscheidungen werden den anderen Vorstandsmitglieder innert 7 Tagen mitgeteilt und kommen in das Protokoll der nächsten Vorstandssitzung nach der Mitteilung. Verbindlich ist der Wortlaut im Protokoll.
2. Gegen Entscheide eines Vorstandsmitgliedes oder eines anderen Handlungsbevollmächtigten kann innert 30 Tagen ein Rekurs an den Vorstand gemacht werden. Gegen Entscheide des Gesamt-Vorstandes kann innert 30 Tagen ein Rekurs zuhanden der Mitgliederversammlung gemacht werden.
3. Der Vorstand kann jederzeit eine Entscheidung an sich ziehen, Entscheidungen von einzelnen Vorstandsmitgliedern oder anderen Handlungsbevollmächtigten aufheben oder ändern, oder in Einzelfällen Weisungen an einzelne oder alle Vorstandsmitglieder oder weitere Personen erlassen, wie oder nach welchen Kriterien entschieden werden oder eine Arbeit erledigt werden soll.
4. Alle Vorstandsmitglieder haben Zugang zu allen Informationen des Vereins. Sie informieren sich gegenseitig von sich aus und beantworten anderen Vorstandsmitgliedern auch alle Fragen über ihren Zuständigkeitsbereich. Mitglieder, die Informationen über den Verein oder seine Mitglieder speichern oder erhalten, machen sie allen Vorstandsmitgliedern zugänglich (zB Korrespondenz, Buchhaltung, Mitgliederliste, etc.)
5. Der Präsident oder die Präsidentin sind den anderen Vorstandsmitgliedern gleich gestellt, soweit es keine abweichenden Bestimmungen gibt. Die Präsidentin/der Präsident oder der Vize-Präsident/die Vize-Präsidentin oder bei deren Verhinderung das amtsälteste Vorstandsmitglied nach Wahlzeitpunkt
   • organisiert den Entscheidungsprozess auf dem Zirkularweg per E-Mail;
   • trifft in dringlichen Fällen die Entscheidung im Namen des Gesamt-Vorstandes, wenn für eine Entscheidung auf dem Zirkularweg oder bis zur nächsten Sitzung nicht genügend Zeit bleibt;
   • ordnet in dringlichen Fällen vorsorgliche Massnahmen bis zur nächsten Vorstandssitzung oder bis zur Entscheidung auf dem Zirkularweg an.
6. Folgende Entscheidungen fallen in die alleinige Zuständigkeit des Gesamtvorstandes (soweit nicht durch Dringlichkeit die Zuständigkeit des Präsidiums vorliegt):
   • Vorbereitung, Einberufung, Verschiebung etc. der Mitgliederversammlung.
   • Änderung oder Beschluss dieser Geschäftsordnung und aller weiterer Reglemente oder Richtlinien des Vereins, sofern nicht die Mitgliederversammlung zuständig ist.
   • Zuweisung von Aufgaben oder Zuständigkeiten an einzelne oder mehrere Vorstandsmitglieder oder andere Personen.
   • Festlegung der offiziellen Meinung des Vereins zu Sachfragen oder politischen Themen.
   • Zuständigkeitskonflikte zwischen einzelnen Vorstandsmitgliedern.
   • Eingehen von Verträgen, die Gesamtverpflichtungen oder jährliche Verpflichtungen von mehr als 100 CHF verursachen.
   • Alle weiteren Verpflichtungen oder Verträge, mit einer Mindestlaufzeit oder Kündigungsfrist von mehr als 6 Monaten oder die den Verein rechtlich an ein Projekt, eine Meinung oder eine andere Organisation oder anderweitig rechtlich für länger als 6 Monate binden.

Artikel 3 Sitzungsordnung

1. Der Vorstand trifft sich mindestens einmal pro Quartal zu einer ordentlichen Sitzung. Die Sitzungen können auch per Video- oder Telefonkonferenz durchgeführt werden. Die Sitzungstermine werden möglichst mehrere Monate im Voraus festgelegt und sind so zu legen, dass alle Vorstandsmitglieder daran teilnehmen können, sofern sie sich nicht im Ausland aufhalten oder anderweitig verhindert sind. Zusätzliche Sitzungen ordnet die Präsidentin/der Präsident an, wenn insgesamt mindestens zwei Vorstandsmitglieder (inklusive Präsidium) das verlangen.
2. Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens zwei Vorstandsmitglieder (persönlich oder per Telefon- oder Videokonferenz) anwesend sind.
3. Entscheidungen werden mit einer Mehrheit von zwei Stimmen getroffen. Bei einem eins zu eins Ergebnis einer Vorstandsabstimmung wurde der Antrag abgelehnt, und es bleibt alles so, als wäre das Geschäft nicht traktandiert gewesen. Sind vier Vorstandsmitglieder anwesend, stimmt die Präsidentin oder der Präsident nicht mit.
4. Die Präsidentin/der Präsident oder der Vize-Präsident/die Vize-Präsidentin oder bei deren Verhinderung das amtsälteste Vorstandsmitglied nach Wahlzeitpunkt
   • bereitet die Sitzungen des Vorstandes vor, lädt zu den Sitzungen ein und leitet diese;
   • entscheidet über die Sprechreihenfolge der Vorstandsmitglieder, Traktandenliste, die Unterbrechung oder Beendigung der Sitzung sowie über Ausschluss eines störendes Vorstandsmitgliedes für den Rest der Sitzung und über alles was den Sitzungsablauf betrifft.
5. Gegen Entscheidungen über die Traktandenliste oder den Sitzungsablauf kann direkt an der Sitzung eine Abstimmung verlangt werden, die sofort durchgeführt wird.
6. Stört ein Vorstands-Mitglied oder eine andere anwesende Person den Sitzungsablauf, kann die Sitzungsleitung dieser Person das Wort entziehen oder diese Person von der restlichen Sitzung ausschliessen. Weigert sich der Störer, die Sitzung zu verlassen, kann die Sitzungsleitung die Sitzung abbrechen.
7. Es wird ein Beschlussprotokoll mit Datum und Zeit der Sitzung sowie den anwesenden Personen und allen Anträgen geführt. In das Protokoll der Vorstandssitzung werden auch alle seit der letzten Sitzung erfolgten vorsorglichen Massnahmen, dringliche Entscheidungen des Präsidiums und Entscheidungen auf dem Zirkularweg aufgenommen. Das Protokoll der letzten Sitzung gilt automatisch als genehmigt, sofern an der nächsten Sitzung keine Einwände oder Korrekturwünsche vorgebracht werden. Liegen zwischen zwei Sitzungen weniger als 7 Tage, kann das Protokoll auch an der übernächsten Sitzung genehmigt werden und wird entsprechend auch mit der entsprechenden Frist für die übernächste Sitzung zugestellt.
8. Alle Traktanden sind zusammen mit allen entscheidungsrelevanten Dokumenten und Informationen mindestens 10 Tage vor der Sitzung dem Präsidium einzureichen. Über verspätete Traktanden kann nur Beschluss gefasst werden, wenn die Mehrheit an der Vorstandssitzung die Dringlichkeit anerkannt. Neue Anträge sind auch an der Vorstandssitzung jederzeit möglich.
9. Das Präsidium verschickt die Einladungen und die zugehörigen Unterlagen inklusive Protokoll der letzten und/oder vorletzten Sitzung zu den Vorstandssitzungen per E-Mail mindestens 96 Stunden vor dem Beginn der Sitzung.
10. Zu den Traktanden ist jeweils auch ein Entwurf für den gewünschten Beschluss zu erstellen.
11. Zu jedem Traktandum fragt die Sitzungsleistung an der Sitzung, ob eine Diskussion gewünscht wird. Wird kein Diskussionswunsch geäussert, gilt der Antrag als einstimmig angenommen.
12. Bei Entscheidungen auf dem Zirkularweg (per E-Mail) wird je nach Dringlichkeit durch den Präsidenten oder die Präsidentin oder die Stellvertretung ein Diskussionszeitraum zwischen einem und 30 Tagen festgelegt. Sofern keine besondere Dringlichkeit oder ein Grund für eine längere Frist vorliegt beträgt der Zeitraum 10 Tage. Während dieses Zeitraums können jederzeit neue Anträge gestellt werden, über die einzeln abgestimmt wird. Sobald zwei Ja-Stimmen oder zwei Nein-Stimmen zu einem Antrag eingegangen sind, endet die Diskussion und die Abstimmung. Nach dem Ende des Diskussionszeitraums können keine neuen Anträge gestellt werden und noch höchstens 24 Stunden abgestimmt werden.
13. Für Entscheidungen auf dem Zirkularweg (E-Mail) gelten sinngemäss die gleichen Bestimmungen über die Stimmabgabe und Mehrheiten wie für Sitzungen. Der Präsident oder die Präsidentin stimmt nur mit, wenn es weniger als vier Vorstandsmitglieder gibt.

Artikel 4 Zeichnungsberechtigung

2. Die Vorstandsmitglieder verfügen über eine Zeichnungsberechtigung zu Zweien.

Artikel 5 Daten: Speicherorte, Zugriffsberechtigungen, Datensicherheit, Datenschutz

1. E-Mails werden auf dem Server gelesen und beantwortet, so dass alle Vorstandsmitglieder jederzeit den Verlauf prüfen können.
2. Dokumente mit (teilweise) geheimen Inhalt werden per E-Mail unter den Vorstandsmitgliedern geteilt. Darunter fallen insbesondere, aber nicht ausschliesslich, Einladungen und Protokolle der Vorstandssitzungen, Daten von Privatpersonen, etc.
3. Dokumente, wo keine speziellen Geheimhaltungsbefugnisse vorliegen, werden auf der Domain Vierte-Gewalt.ch öffentlich abgelegt. Darunter insbesondere, aber nicht ausschliesslich, Einladungen und Protokolle der Mitgliederversammlung, Jahresberichte, Buchhaltung, etc. Einzelne Namen von Privatpersonen oder Firmen werden in diesen öffentlichen Dokumenten nicht genannt, ausser die Person ist einverstanden oder war zum massgeblichen Zeitpunkt Mitglied des Vorstandes.
4. Der Datenschutz wird immer berücksichtigt und gewährleistet.
5. Die Datensicherheit wird gewährleistet, in dem mindestens einmal im Monat eine Kopie des Webseite bzw. des Wiki Vierte-Gewalt.ch, des Twitter-Accounts @viertegewaltch, aller E-Mails und aller sonstigen Dokumente durchgeführt wird.

Artikel 6 Sonstige Bestimmungen

1. Die Bestimmungen von Artikel 3 (Sitzungsordnung) gelten sinngemäss auch für alle Arbeitsgruppen oder andere Gremien dieses Vereins mit Ausnahme der Mitgliederversammlung.

Siehe auch

• Statuten