Vierte Gewalt/Geschäftsordnung des Vorstandes

Geschäftsordnung des Vorstandes

Entwurf vom 2.April 2023

Der Vorstand des Vereins Vierte Gewalt hat am 1.Mai 2023 folgende Geschäftsordnung erlassen:

Artikel 1 Allgemeines

Diese Geschäftsordnung ergänzt die Statuten und ist für den Vorstand, die Arbeitsgruppen und Angestellte und Beauftragte des Vereins bindend.
Der Vorstand informiert die Mitglieder des Vereins regelmässig per E-Mail über wesentliche Geschäftsvorgänge und fördert insbesondere die Mitarbeit der Vereinsmitglieder in den Arbeitsgruppen.
Der Vorstand handelt nach Treu und Glauben. Kein Mitglied darf sich rechtsmissbräuchlich verhalten.

Artikel 2 Der Vorstand

Der Vorstand leitet die Geschäfte des Vereins. Soweit nicht gemäss dieser Geschäftsordnung oder einem Vorstandsbeschluss explizit der Vorstand oder einzelne Personen zuständig sind, kann grundsätzlich jedes Vorstandsmitglied im Namen des Vereins Handlungen tätigen und Entscheidungen treffen. Diese Handlungen und Entscheidungen sind systematisch zu sammeln auf diesem Wiki, oder bei Geheimhaltungsinteressen, dem gesamten Vorstand per Mail mitzuteilen. Ausnahme sind Handlungen die automatisch von Media-Wiki-Software auf vierte-gewalt.ch protokolliert werden.
Gegen Entscheide eines Vorstandsmitgliedes oder eines anderen Handlungsbevollmächtigten kann innert 30 Tagen ein Rekurs an den Vorstand gemacht werden. Gegen Entscheide des Gesamt-Vorstandes kann ein Rekurs zuhanden der Mitgliederversammlung gemacht werden.
Der Vorstand kann jederzeit eine Entscheidung an sich ziehen, Entscheidungen der Vorstandes oder von einzelnen Vorstandsmitgliedern aufheben oder ändern, oder in Einzelfällen Weisungen an einzelne oder alle Vorstandsmitglieder erlassen, wie oder nach welchen Kriterien entschieden werden oder eine Arbeit erledigt werden soll.
Alle Vorstandsmitglieder haben Zugang zu allen Informationen des Vereins. Sie informieren sich gegenseitig von sich aus und beantworten anderen Vorstandsmitgliedern auch alle Fragen über ihren Zuständigkeitsbereich. Mitglieder, die Informationen des Vereins erzeugen oder erhalten, machen sie allen Vorstandsmitgliedern zugänglich (zB Korrespondenz, Buchhaltung, Mitgliederliste, etc.)
Der Präsident oder die Präsidentin sind den anderen Vorstandsmitgliedern gleich gestellt, soweit es keine abweichenden Bestimmungen gibt. Die Präsidentin/der Präsident oder der Vize-Präsident/die Vize-Präsidentin oder bei deren Verhinderung das amtsälteste Vorstandsmitglied nach Wahlzeitpunkt
- organisiert den Entscheidungsprozess auf dem Zirkularweg per E-Mail wenn ein Mitglied des Vorstandes dies wünscht;
- trifft in dringlichen Fällen die Entscheidung im Namen des Gesamt-Vorstandes, wenn für eine Entscheidung auf dem Zirkularweg oder an der nächsten Sitzung nicht genügend Zeit bleibt;
- ordnet in dringlichen Fällen vorsorgliche Massnahmen bis zur nächsten Vorstandssitzung an;
Folgende Entscheidungen fallen in die alleinige Zuständigkeit des Gesamtvorstandes (soweit nicht durch Dringlichkeit die Zuständigkeit des Präsidiums vorliegt):
- Vorbereitung, Einberufung, Verschiebung etc. der Mitgliederversammlung.
- Änderung oder Beschluss dieser Geschäftsordnung und aller weiterer Reglemente oder Richtlinien des Vereins, sofern nicht die Mitgliederversammlung zuständig ist.
- Zuweisung von Aufgaben oder Zuständigkeiten an einzelne oder mehrere Vorstandsmitglieder oder andere Personen.
- Alle finanziellen Handlungen und Verpflichtungen, die das Limit der einzelnen Vorstandsmitglieder übersteigen.
- Festlegung der offiziellen Meinung des Vereins zu Sachfragen oder politischen Themen.
- Alle Handlungen, die den Verein für mehr als ein Jahr stark beeinflussen oder rechtlich binden könnten.
- Zuständigkeitskonflikte zwischen einzelnen Vorstandsmitgliedern.
- Eingehen von Verträgen, die Gesamtverpflichtungen oder jährliche Verpflichtungen von mehr als 100 CHF/Jahr verursachen.
- Alle weiteren Verpflichtungen oder Verträge, mit einer Mindestlaufzeit oder Kündigungsfrist von mehr als 1 Jahr.
- Alle weiteren Verpflichtungen oder Verträge, die den Verein rechtlich an ein Projekt, eine Meinung oder eine andere Organisation für länger als 3 Monate binden.

Artikel 3 Sitzungsordnung

Der Vorstand trifft sich mindestens 4 mal pro Jahr zu einer ordentlichen Sitzung. Die Sitzungen können auch per Video- oder Telefonkonferenz durchgeführt werden.
Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens zwei Vorstandsmitglieder anwesend bzw. in der Video- oder Telefonkonferenz sind.
Entscheidungen werden mit einer Mehrheit von zwei Stimmen getroffen.
Die Präsidentin/der Präsident oder der Vize-Präsident/die Vize-Präsidentin oder bei deren Verhinderung das amtsälteste Vorstandsmitglied nach Wahlzeitpunkt
- bereitet die Sitzungen des Vorstandes vor, lädt zu den Sitzungen ein und leitet diese;
- entscheidet über die Sprechreihenfolge der Vorstandsmitglieder, Traktandenliste, die Pausierung oder Beendigung der Sitzung sowie über Ausschluss eines störendes Vorstandsmitgliedes für den Rest der Sitzung;
- hat den Stichentscheid bei Stimmengleichheit im Vorstand.
Gegen Entscheidungen über die Traktandenliste oder den Sitzungsablauf des oder der Vorsitzenden kann direkt an der Sitzung eine Abstimmung verlangt werden, die sofort durchgeführt wird.
Stört ein Vorstands-Mitglied oder eine andere anwesende Person den Sitzungsablauf, kann die Sitzungsleitung dieser Person das Wort entziehen oder diese Person von der restlichen Sitzung ausschliessen. Weigert sich der Störer, die Sitzung zu verlassen, kann die Sitzungsleitung die Sitzung abbrechen.
Es wird ein Beschlussprotokoll mit Datum und Zeit der Sitzung sowie den anwesenden Personen und allen Anträgen geführt.
In das Protokoll der Vorstandssitzung werden auch alle seit der letzten Sitzung erfolgten vorsorglichen Massnahmen, dringliche Entscheidungen des Präsidiums und Entscheidungen auf dem Zirkularweg aufgenommen. Ebenso werden Entscheidungen der einzelner Vorstandsmitglieder in das Protokoll aufgenommen. Dazu teilen die verantwortlichen Personen diese Entscheidungen per E-Mail dem Präsidium oder dem gesamten Vorstand mit.
Alle Traktanden sind zusammen mit allen entscheidungsrelevanten Dokumenten und Informationen mindestens 10 Tage vor der Sitzung dem Präsidium einzureichen. Über verspätete Traktanden kann nur Beschluss gefasst werden, wenn die Mehrheit an der Vorstandssitzung die Dringlichkeit anerkannt. Neue Anträge sind auch an der Vorstandssitzung jederzeit möglich.
Das Präsidium verschickt die Einladungen und die zugehörigen Unterlagen zu den Vorstandssitzungen per E-Mail mindestens 96 Stunden vor dem Beginn der Sitzung.
Zu den Traktanden ist jeweils auch ein Entwurf für den gewünschten Beschluss zu erstellen.
Zu jedem Traktandum fragt die Sitzungsleistung an der Sitzung, ob eine Diskussion gewünscht wird. Wird kein Diskussionswunsch geäussert, gilt der Antrag als einstimmig angenommen.
Bei Entscheidungen auf dem Zirkularweg (per E-Mail) wird je nach Dringlichkeit durch den Präsidenten oder die Präsidentin oder die Stellvertretung ein Diskussionszeitraum zwischen einem und 20 Tagen festgelegt. Sofern keine Dringlichkeit vorliegt beträgt der Zeitraum 20 Tage. Während dieses Zeitraums können jederzeit neue Anträge gestellt werden, über die einzeln abgestimmt wird. Sobald zwei Ja-Stimmen oder zwei Nein-Stimmen zu einem Antrag eingegangen sind, endet die Diskussion und die Abstimmung. Nach dem Ende des Diskussionszeitraums können keine neuen Anträge gestellt werden und noch höchstens 24 Stunden abgestimmt werden.
Für Entscheidungen auf dem Zirkularweg (E-Mail) gelten sinngemäss die gleichen Bestimmungen über die Stimmabgabe und Mehrheiten wie für Sitzungen.

Artikel 4 Zeichnungsberechtigung

Die Vorstandsmitglieder verfügen über eine Zeichnungsberechtigung zu Zweien.

Artikel 5 Daten: Speicherorte, Zugriffsberechtigungen, Datensicherheit, Datenschutz

E-Mails werden auf dem Server gelesen und beantwortet, so dass alle Vorstandsmitglieder jederzeit den Verlauf prüfen können.
Dokumente mit (teilweise) geheimen Inhalt werden per E-Mail unter den Vorstandsmitgliedern geteilt. Darunter fallen insbesondere, aber nicht ausschliesslich, Einladungen und Protokolle der Vorstandssitzungen, Daten von Privatpersonen, etc.
Dokumente, wo keine speziellen Geheimhaltungsbefugnisse vorliegen, werden auf der Domain Vierte-Gewalt.ch öffentlich abgelegt. Darunter insbesondere, aber nicht ausschliesslich, Einladungen und Protokolle der Mitgliederversammlung, Jahresberichte, Buchhaltung, etc. Einzelne Namen von Privatpersonen oder Firmen werden in diesen öffentlichen Dokumenten nicht genannt, ausser die Person ist einverstanden oder war zum massgeblichen Zeitpunkt Mitglied des Vorstandes.
Der Datenschutz wird immer berücksichtigt und gewährleistet.
Die Datensicherheit wird gewährleistet, in dem mindestens einmal im Monat eine Kopie des Webseite bzw. des Wiki Vierte-Gewalt.ch, des Twitter-Accounts @viertegewaltch, aller E-Mails und aller sonstigen Dokumente durchgeführt wird.

Artikel 6 Sonstige Bestimmungen

Die vorliegende Geschäftsordnung tritt am 1.Juni 2023 in Kraft und gilt bis zum 31.Dezember 2024.

Siehe auch

Statuten