Vierte Gewalt/Geschäftsordnung des Vorstandes

Geschäftsordnung des Vorstandes

Entwurf vom 25.Februar 2023

Der Vorstand des Vereins Vierte Gewalt hat am 1.Mai 2023 folgende Geschäftsordnung erlassen:

Artikel 1 Allgemeines

1. Diese Geschäftsordnung ergänzt die Statuten und ist für den Vorstand, die Arbeitsgruppen und Angestellte und Beauftragte des Vereins bindend.
2. Der Vorstand informiert die Mitglieder des Vereins regelmässig per E-Mail über wesentliche Geschäftsvorgänge und fördert insbesondere die Mitarbeit der Vereinsmitglieder in den Arbeitsgruppen.
3. Der Vorstand handelt nach Treu und Glauben. Kein Mitglied darf sich rechtsmissbräuchlich verhalten.

Artikel 2 Der Vorstand

1. Der Vorstand leitet die Geschäfte des Vereins. Soweit nicht gemäss dieser Geschäftsordnung oder einem Vorstandsbeschluss explizit der Vorstand zuständig ist, ist grundsätzlich der oder die Ressortverantwortliche für alle Entscheidungen zuständig.
2. Der Vorstand kann jederzeit jede Entscheidung an sich ziehen oder in Einzelfällen Weisungen an die Ressortverantwortlichen erlassen, wie oder nach welchen Kriterien entschieden werden oder eine Arbeit erledigt werden soll.
3. Alle Vorstandsmitglieder haben Zugang zu allen Informationen des Vereins. Sie informieren sich gegenseitig von sich aus und beantworten anderen Vorstandsmitgliedern auch alle Fragen über ihren Zuständigkeitsbereich. Mitglieder, die Informationen des Vereins erzeugen oder erhalten, machen sie allen Vorstandsmitgliedern zugänglich (zB Korrespondenz, Buchhaltung, Mitgliederliste, etc.)
4. Der Präsident oder die Präsidentin sind den anderen Vorstandsmitgliedern gleich gestellt, soweit es keine abweichenden Bestimmungen gibt.

Artikel 3 Sitzungsordnung

1. Der Vorstand trifft sich mindestens 4 mal pro Jahr zu einer ordentlichen Sitzung. Die Sitzungen können auch per Video- oder Telefonkonferenz durchgeführt werden.
2. Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens zwei Vorstandsmitglieder anwesend bzw. verbunden sind.
3. Entscheidungen werden mit einer Mehrheit von zwei Stimmen getroffen. Die Sitzungsleitung stimmt mit, ausser wenn vier Vorstandsmitglieder an der Sitzung anwesend sind.
4. Die Präsidentin/der Präsident oder der Vize-Präsident/die Vize-Präsidentin oder bei deren Verhinderung das amtsälteste Vorstandsmitglied nach Wahlzeitpunkt
   • bereitet die Sitzungen des Vorstandes vor, lädt zu den Sitzungen ein und leitet diese;
   • trifft in dringlichen Fällen die Entscheidung im Namen des Gesamt-Vorstandes, wenn für eine Entscheidung auf dem Zirkularweg oder an der nächsten Sitzung nicht genügend Zeit bleibt;
   • ordnet in dringlichen Fällen vorsorgliche Massnahmen bis zur nächsten Vorstandssitzung an;
   • hat den Stichentscheid bei Stimmengleichheit im Vorstand.
5. Gegen Entscheidungen über die Traktandenliste oder den Sitzungsablauf des oder der Vorsitzenden kann direkt an der Sitzung eine Abstimmung verlangt werden, die sofort durchgeführt wird.
6. Stört ein Vorstands-Mitglied oder eine andere anwesende Person den Sitzungsablauf, kann die Sitzungsleitung dieser Person das Wort entziehen oder diese Person von der restlichen Sitzung ausschliessen. Weigert sich der Störer, die Sitzung zu verlassen, kann die Sitzungsleitung die Sitzung abbrechen.
7. Es wird ein Beschlussprotokoll mit Datum und Zeit der Sitzung sowie den anwesenden Personen und allen Anträgen geführt.
8. In das Protokoll der Vorstandssitzung werden auch alle seit der letzten Sitzung erfolgten vorsorglichen Massnahmen, dringliche Entscheidungen des Präsidiums und Entscheidungen auf dem Zirkularweg aufgenommen. Ebenso werden Entscheidungen der Ressortvorsteher in das Protokoll aufgenommen. Dazu teilen die verantwortlichen Personen diese Entscheidungen per E-Mail dem Präsidium oder dem gesamten Vorstand mit.
9. Alle Traktanden sind mindestens 10 Tage vor der Sitzung dem Präsidium einzureichen. Über verspätete Traktanden kann nur Beschluss gefasst werden, wenn die Mehrheit an der Vorstandssitzung die Dringlichkeit anerkannt. Neue Anträge sind auch an der Vorstandssitzung jederzeit möglich.
10. Das Präsidium verschickt die Einladungen und die zugehörigen Unterlagen zu den Vorstandssitzungen per E-Mail mindestens 96 Stunden vor dem Beginn der Sitzung.
11. Zu den Traktanden ist jeweils auch ein Entwurf für den gewünschten Beschluss zu erstellen.
12. Zu jedem Traktandum fragt die Sitzungsleistung an der Sitzung, ob eine Diskussion gewünscht wird. Wird kein Diskussionswunsch geäussert, gilt der Antrag als einstimmig angenommen.
13. Bei Entscheidungen auf dem Zirkularweg (per E-Mail) wird je nach Dringlichkeit durch den Präsidenten oder die Präsidentin oder die Stellvertretung ein Diskussionszeitraum zwischen einem und 20 Tagen festgelegt. Sofern keine Dringlichkeit vorliegt beträgt der Zeitraum 20 Tage. Während dieses Zeitraums können jederzeit neue Anträge gestellt werden, über die einzeln abgestimmt wird. Sobald zwei Ja-Stimmen oder zwei Nein-Stimmen zu einem Antrag eingegangen sind, endet die Diskussion und die Abstimmung.
14. Für Entscheidungen auf dem Zirkularweg (E-Mail) gelten sinngemäss die gleichen Bestimmungen über die Stimmabgabe und Mehrheiten wie für Sitzungen. Der Präsident oder die Präsidentin stimmt nicht mit, ausser es gibt zu diesem Zeitpunkt drei oder weniger gewählte Vorstandsmitglieder.

Artikel 4 Ressortsystem

1. Es gibt folgende Ressorts:
   1. Präsidiales
   2. Finanzen
   3. Kommunikation & Untersuchungsteam
   4. Informatik
2. Jede Person im Vorstand ist verpflichtet, eines der Ressorts zu übernehmen, wobei das Ressort Präsidiales zwingend vom gewählten Vereinspräsidenten übernommen wird.
3. Für jedes der Ressorts wird eine Stellvertretung innerhalb des Vorstandes bestimmt. Die Stellvertretung soll im jeweiligen Ressort mithelfen.
4. Die Ressortverantwortlichen setzen die Vorstandsentscheidungen in ihrem Bereich um, und treffen die weiteren Entscheidungen zur Umsetzung. Sie dürfen dabei nicht gegen geltende Vorstandsentscheidungen handeln oder öffentlich eine vom Vorstand abweichende Meinung äussern.
5. Wenn es um die Festlegung einer offiziellen Vereinsmeinung geht, die mehr als einen Einzelfall betrifft, Verträge mit Mindestlaufzeiten von mehr als einem Jahr oder Verträge die die Ausgabekompetenz des Vorstandsmitgliedes überschreiten, oder andere längerfristige Auswirkungen oder Verpflichtungen für den Verein bedeuten könnten, ist immer vorher Antrag an den Vorstand zu stellen.
6. Jedes Vorstandsmitglied hat eine Ausgabenkompetenz von 50 Franken im Einzelfall, aber maximal 200 CHF pro Jahr. Für höhere Ausgaben oder wiederkehrende Ausgaben ist dem Vorstand Antrag zu stellen.
7. Die Ressortverantwortlichen können die Erledigung einzelner Aufgaben anderen Personen übertragen oder diese um Hilfe bitten. Dabei ist der Datenschutz angemessen zu berücksichtigen.
8. Bei Zuständigkeitskonflikten zwischen zwei Ressort entscheidet der Vorstand. Das Präsidium entscheidet über das Vorgehen bis zur nächsten Vorstandssitzung.

Artikel 5 Zuständigkeiten der Ressorts

1. Die Aufgaben des Ressorts Präsidiales entsprechen den Aufgaben des Vereinspräsidenten oder der Vereinspräsidentin oder seiner/ihrer Stellvertretung.
2. Das Ressort Finanzen hat folgende Aufgaben und Befugnisse:
   1. Führung der Finanzbuchhaltung
   2. Überblick über die finanzielle Situation
   3. Einzug der Mitgliederbeiträge
3. Das Ressort Kommunikation & Untersuchungsteam hat folgende Aufgaben und Befugnisse:
   1. Kommunikation mit Behörden, Medien, etc. .
   2. Allgemeine Öffentlichkeitsarbeit.
   3. Moderation, Löschungen, Sperrungen, Korrekturen der Beiträge, Benutzerverwaltung und mehr auf vierte-gewalt.ch, damit Störungen, Datenschutzverletzungen, Spam und Ähnliches verhindert oder entfernt wird.
   4. Prüfung eingehender Meldungen über Probleme und Konflikte mit den Behörden und Erstellung, Bearbeitung und Publikation von Fallberichten.
   5. Leitung des Untersuchungsteams.
4. Das Ressort Informatik hat folgende Aufgaben und Befugnisse:
   1. Gewährleistung der Datensicherheit des Vereins inklusive Mitgliederdatenbank, Inhalte von vierte-gewalt.ch und Mails.
   2. Technische Verwaltung der Domains vierte-gewalt.ch und die-vierte-gewalt.ch.
   3. Technische Datenschutzmassnahmen.

Artikel 6 Konstituierung und Amtsübergabe

1. Ein neu gewählter Vorstand kann sich in der künftigen Zusammensetzung vor Amtsantritt treffen, um die Ressort-Verteilung und den Termin für die erste Sitzung nach dem Amtsantritt zu besprechen.
2. Die Ressort-Verteilung muss an der ersten Sitzung nach Amtsantritt formell beschlossen werden.

Artikel 7 Zeichnungsberechtigung

2. Korrespondenz wird von der Leitung der jeweiligen Arbeitsgruppe oder des zuständigen Ressorts unterzeichnet.
3. Die Vorstandsmitglieder verfügen über eine Zeichnungsberechtigung zu Zweien.

Artikel 8 Untersuchungsteam

1. Das Untersuchungsteam prüft eingehende Meldungen, sammelt Informationen über den Sachverhalt und kann Berichte darüber veröffentlichen.
2. Im Untersuchungsteam kann jede natürliche Person Mitglied, auch ohne Vereinsmitglied zu sein.
3. Der oder die Ressortverantwortliche Untersuchungsteam im Vorstand kann Personen aus dem Untersuchungsteam ausschliessen.

Artikel 9 Daten: Speicherorte, Zugriffsberechtigungen, Datensicherheit, Datenschutz

1. E-Mails werden auf dem Server gelesen und beantwortet, so dass alle Vorstandsmitglieder jederzeit den Verlauf prüfen können.
2. Dokumente mit (teilweise) geheimen Inhalt werden per E-Mail unter den Vorstandsmitgliedern geteilt. Darunter fallen insbesondere, aber nicht ausschliesslich, Einladungen und Protokolle der Vorstandssitzungen, Daten von Privatpersonen, etc.
3. Dokumente, wo keine speziellen Geheimhaltungsbefugnisse vorliegen, werden auf der Domain Vierte-Gewalt.ch öffentlich abgelegt. Darunter insbesondere, aber nicht ausschliesslich, Einladungen und Protokolle der Mitgliederversammlung, Jahresberichte, Buchhaltung, etc. Einzelne Namen von Privatpersonen oder Firmen werden in diesen öffentlichen Dokumenten nicht genannt, ausser die Person ist einverstanden oder war zum massgeblichen Zeitpunkt Mitglied des Vorstandes.
4. Der Datenschutz wird immer berücksichtigt und gewährleistet.
5. Die Datensicherheit wird gewährleistet, in dem mindestens einmal im Monat eine Kopie des Webseite bzw. des Wiki Vierte-Gewalt.ch, des Twitter-Accounts @viertegewaltch, aller E-Mails und aller sonstigen Dokumente durchgeführt wird.

Artikel 10 Sonstige Bestimmungen

1. Die vorliegende Geschäftsordnung tritt am 1.Juni 2023 in Kraft und gilt bis zum 31.Dezember 2024.

Siehe auch

• Statuten