Vierte Gewalt/Geschäftsordnung des Vorstandes

Geschäftsordnung des Vorstandes

Entwurf vom 22.Februar 2023

Der Vorstand des Vereins Vierte Gewalt hat am x.Mai 2023 folgende Geschäftsordnung erlassen:

Artikel 1 Allgemeines

1. Diese Geschäftsordnung ergänzt die Statuten und ist für den Vorstand, die Arbeitsgruppen und Angestellte und Beauftragte des Vereins bindend.
2. Die Geschäftsführung des Vereins liegt beim Gesamtvorstand.
3. Der Vorstand informiert die Mitglieder des Vereins regelmässig per E-Mail über wesentliche Geschäftsvorgänge und fördert insbesondere die Mitarbeit der Vereinsmitglieder in den Arbeitsgruppen.
4. Der Vorstand handelt nach Treu und Glauben. Kein Mitglied darf sich rechtsmissbräuchlich verhalten.

Artikel 2 Der Vorstand

1. Der Vorstand leitet die Geschäfte des Vereins.
2. Der Vortand legt fest, welche Geschäfte den Borstand vorzulegen sind. Wo dies nicht festgelegt ist, ist grundsätzlich das verantwortliche Ressort für die Einzelfallentscheidung zustänsig.
3. Der Vorstand kann jederzeit jede Entscheidung an sich ziehen (ausser diese fallen in die Zuständigkeit der Mitgliederversammlung).
4. Der Vorstand kann in Einzelfällen Weisungen an einzelne Mitglieder oder die Ressorts erlassen, wie genau vorzugehen ist.
5. Alle Vorstandsmitglieder haben Zugang zu allen Informationen des Vereins. Sie informieren sich gegenseitig von sich aus und beantworten anderen Vorstandsmitgliedern auch alle Fragen über ihren Zuständigkeitsbereich. Mitglieder, die Informationen des Vereins erzeugen oder erhalten, machen sie allen Vorstandsmitgliedern zugänglich (zB Korrespondenz, Buchhaltung, Mitgliederliste, etc.)
6. Das Präsidium hat nicht mehr Rechte als jedes andere Vorstandsmitglied, ausser die Statuten oder diese Geschäftsordnung sehen es explizit vor.

Artikel 3 Sitzungsordnung

1. Der Vorstand trifft sich mindestens 4 mal pro Jahr zu einer ordentlichen Sitzung.
2. Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens zwei Vorstandsmitglieder anwesend sind.
3. Entscheidungen werden mit einer Mehrheit von zwei Stimmen getroffen. Sind vier Personen anwesend, stimmt der oder die Präsident oder Präsidentin nicht mit. Sind nur zwei oder drei Personen anwesend, stimmt der oder die Präsident mit.
4. Die Sitzungstermine werden jeweils für das Folgejahr beschlossen. Nach einer Gesamterneuerungswahl des Vorstandes wird an der ersten Sitzung nach Amtsantritt alle Sitzungen für das restliche Jahr beschlossen.
5. Die Präsidentin/der Präsident oder der Vize-Präsident/die Vize-Präsidentin oder bei deren Verhinderung das amtsälteste Vorstandsmitglied nach Wahlzeitpunkt
   • bereitet die Sitzungen des Vorstandes vor, lädt rechtzeitig zu den Sitzungen ein und leitet diese;
   • trifft in dringlichen Fällen die Entscheidung im Namen des Gesamt-Vorstandes, wenn für eine Entscheidung auf dem Zirkularweg oder an der nächsten Sitzung nicht genügend Zeit bleibt;
   • ordnet in dringlichen Fällen vorsorgliche Massnahmen bis zur nächsten Vorstandssitzung an;
   • hat den Stichentscheid bei Stimmengleichheit im Vorstand.
6. Gegen Entscheidungen über die Traktandenliste oder den Sitzungsablauf des oder der Vorsitzenden kann direkt an der Sitzung eine Abstimmung verlangt werden, die sofort durchgeführt wird.
7. Es wird ein Beschlussprotokoll mit Datum und Zeit der Sitzung sowie den anwesenden Personen und allen Anträgen geführt.
8. In das Protokoll der Vorstandssitzung werden auch alle seit der letzten Sitzung erfolgten vorsorglichen Massnahmen, dringliche Entscheidungen des Präsidiums und Entscheidungen auf dem Zirkularweg aufgenommen. Ebenso werden Entscheidungen der Ressortvorsteher in das Protokoll aufgenommen. Dazu teilen die verantwortlichen Personen diese Entscheidungen per E-Mail dem Präsidium oder dem gesamten Vorstand mit.
9. Alle Traktanden sind mindestens 10 Tage vor der Sitzung dem Präsidium einzureichen. Über verspätete Traktanden kann nur Beschluss gefasst werden, wenn die Mehrheit an der Vorstandssitzung die Dringlichkeit anerkannt. Neue Anträge sind auch an der Vorstandssitzung jederzeit möglich.
10. Das Präsidium verschickt die Einladungen zu den Vorstandssitzungen per E-Mail mindestens 96 Stunden vor dem Beginn der Sitzung.
11. Zu den Traktanden ist jeweils auch ein Entwurf für den gewünschten Beschluss zu erstellen.
12. Zu jedem Traktandum fragt das Präsidium, ob eine Diskussion gewünscht wird. Wird kein Diskussionswunsch geäussert, gilt der Antrag als einstimmig angenommen.

Artikel 4 Ressortsystem

1. Es gibt folgende Ressorts:
   1. Präsidiales (Mitgliederversammlung, Vorstandssitzungen, etc)
   2. Finanzen
   3. Kommunikation & Untersuchungsteam
   4. Informatik
2. Jede Person im Vorstand ist verpflichtet, eines der Ressorts zu übernehmen, wobei das Ressort Präsidiales zwingend vom gewählten Vereinspräsidenten übernommen wird.
3. Für jedes der Ressorts wird eine Stellvertretung innerhalb des Vostandes bestimmt. Die Stellvertretung soll im jeweiligen Ressort mithelfen.
4. Die Ressortverantwortlichen setzen die Vorstandsentscheidungen in ihrem Bereich um, und treffen die weiteren Entscheidungen zur Umsetzung.
5. Jedes Vorstandsmitglied hat eine Ausgabenkompetenz von 50 Franken im Einzelfall, aber maximal 100 CHF pro Jahr insgesamt. Für höhere Ausgaben oder wiederkehrende Ausgaben ist dem Vorstand Antrag zu stellen.
6. Die Ressortverantwortlichen können die Erledigung einzelner Aufgaben anderen Personen übertragen oder diese um Hilfe bitten. Dabei ist der Datenschutz angemessen zu berücksichtigen.
7. Bei Zuständigkeitskonflikten zwischen zwei Ressort entscheidet der Vorstand. Das Präsidium entscheidet über das Vorgehen bis zur nächsten Vorstandssitzung.

Artikel 5 Zuständigkeit der Ressortverantwortlichen

1. Das Ressort Präsidiales hat folgende Aufgaben und Befugnisse:
   1. Vorbereitung, Einberufung und Leitung der Vorstandssitzungen.
2. Das Ressort Finanzen hat folgende Aufgaben und Befugnisse:
   1. Führung der Finanzbuchhaltung
   2. Überblick über die finanzielle Situation
   3. Einzug der Mitgliederbeiträge
3. Das Ressort Kommunikation & Untersuchungsteam hat folgende Aufgaben und Befugnisse:
   1. Kommunikation mit Behörden, Medien, etc. soweit es nicht um die Untersuchung einzelner Fälle geht.
   2. Allgemeine Öffentlichkeitsarbeit.
   3. Moderation, Löschungen, Sperrungen, Korrekturen der Beiträge auf vierte-gewalt.ch, damit Störungen, Datenschutzverletzungen, Spam und Ähnliches verhindert oder entfernt wird.
   4. Prüfung eingehender Meldungen über Probleme und Konflikte mit den Behörden und Erstellung, Bearbeitung und Publikation von Fallberichten.
   5. Leitung des gesamten Untersuchungsteams.
4. Das Ressort Informatik hat folgende Aufgaben und Befugnisse:
   1. Gewährleistung der Datensicherheit des Vereins inklusive Mitgliederdatenbank, Inhalte von vierte-gewalt.ch und Mails.
   2. Technische Verwaltung der Domains vierte-gewalt.ch und die-vierte-gewalt.ch.
   3. Technische Datenschutzmassnahmen.

Artikel 6 Konstituierung und Amtsübergabe

1. Ein neu gewählter Vorstand kann sich in der künftigen Zusammensetzung vor Amtsantritt treffen, um die Ressort-Verteilung und den Termin für die erste Sitzung nach dem Amtsantritt zu besprechen.
2. Die Ressort-Verteilung muss an der ersten Sitzung nach Amtsantritt formell beschlossen werden.

Artikel 7 Zeichnungsberechtigung

2. Korrespondenz wird von der Leitung der jeweiligen Arbeitsgruppe oder des zuständigen Ressorts unterzeichnet.
3. Die Zeichnungsberechtigung wird durch zwei beliebige Vorstandsmitglieder gemeinsam ausgeübt.

Artikel 8 Untersuchungsteam

1. Das Untersuchungsteam prüft eingehende Meldungen, sammelt Informationen über den Sachverhalt und kann Berichte darüber veröffentlichen.
2. Im Untersuchungsteam kann jede natürliche Person Mitglied, auch ohne Vereinsmitglied zu sein.
3. Der oder die Ressortverantwortliche Untersuchungsteam im Vorstand kann Personen aus dem Untersuchungsteam ausschliessen.

Artikel 9 Daten: Speicherorte, Zugriffsberechtigungen, Datensicherheit, Datenschutz

1. E-Mails werden auf dem Server gelesen und beantwortet, so dass alle Vorstandsmitglieder jederzeit den Verlauf prüfen können.
2. Dokumente mit (teilweise) geheimen Inhalt werden per E-Mail unter den Vorstandsmitgliedern geteilt. Darunter fallen insbesondere, aber nicht ausschliesslich, Einladungen und Protokolle der Vorstandssitzungen, Daten von Privatpersonen, etc.
3. Dokumente, wo keine speziellen Geheimhaltungsbefugnisse vorliegen, werden auf der Domain Vierte-Gewalt.ch öffentlich abgelegt. Darunter insbesondere, aber nicht ausschliesslich, Einladungen und Protokolle der Mitgliederversammlung, Jahresberichte, Buchhaltung, etc. Einzelne Namen von Privatpersonen oder Firmen werden in diesen öffentlichen Dokumenten nicht genannt, ausser die Person ist einverstanden oder war zum massgeblichen Zeitpunkt Mitglied des Vorstandes.
4. Der Datenschutz wird immer berücksichtigt und gewährleistet.
5. Die Datensicherheit wird gewährleistet, in dem mindestens einmal im Monat eine Kopie des Webseite bzw. des Wiki Vierte-Gewalt.ch, des Twitter-Accounts @viertegewaltch, aller E-Mails und aller sonstigen Dokumente durchgeführt wird.

Artikel 10 Sonstige Bestimmungen

1. Die vorliegende Geschäftsordnung tritt am x.Mai 2023 in Kraft und bleibt gültig, bis eine neue Geschäftsordnung beschlossen wird.

Siehe auch

• Statuten